哈尔滨秋林集团股份有限公司 董事会秘书工作制度 （经2017年6月8日召开的公司第八届董事会第三十次会议审议通过） 第一章总则 第一条 为进一步提高公司治理水平，完善公司法人治理结构，规范公司董 事会秘书的选任、履职等工作职责，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、上海证券交易所《股票上市规则》、上海证券交易所《上市公司董事会秘书管理办法》等有关法律法规和其他规范性文件，制定本制度。 第二条 公司设董事会秘书一名。董事会秘书是公司与证券监管机构、上海 证券交易所之间的指定联络人，是公司高级管理人员，对公司及董事会负责。 董事会秘书应遵守法律、行政法规、部门规章和公司章程的有关规定，承担高级管理人员的有关法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。 第二章 董事会秘书的任职资格 第三条 董事会应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。 第四条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专 业知识，具有良好的职业道德和个人品质，履行职责所必需的工作经验，并取得证券交易所颁发的董事会秘书培训合格证书。 下列人员不得担任董事会秘书： （一）《公司法》第一百四十七条规定的任何一种情形； （二）最近三年曾受中国证监会行政处罚； （三）曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书； （四）最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评； （五）最近三年担任上市公司董事会秘书期间，证券交易所对其年度考核结果为“不合格”的次数累计达到二次以上； （六）本公司现任监事； （七） 证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。 第五条 公司董事和高级管理人员可以兼任董事会秘书。董事会秘书由董事 长提名，董事会聘任或解聘。 第六条 公司董事会拟聘任董事会秘书的，应当提前五个交易日向证券交易 所备案，并报送以下材料： （一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合本办法规定的董事会秘书任职资格的说明、现任职务和工作履历； （二）候选人的学历证明、董事会秘书资格证书等。 证券交易所自收到报送的材料之日起五个交易日后，未对董事会秘书候选人任职资格提出异议的，公司方可召开董事会会议，聘任董事会秘书。 对于证券交易所提出异议的董事会秘书候选人，公司董事会不得聘任其为董事会秘书。 第七条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司董事会应当自相关事实发生 之日起一个月内将其解聘： （一） 本制度第四条规定的任何一种情形； （二）连续三年未参加董事会秘书后续培训； （三）连续三个月以上不能履行职责； （四）在履行职责时出现重大错误或疏漏，后果严重的； （五）违反法律法规或其他规范性文件，后果严重的。 董事会解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无故将其解聘。 董事会 秘书被解聘时，公司应当及时向证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘，向证券交易所提交个人陈述报告。 第八条 董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会和监事会的 离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。 董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。 第九条 董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定一名董事或高级管 理人员代行董事会秘书的职责，并报本所备案。 公司董事会未指定代行董事会秘书职责的人员或董事会秘书空缺时间超过三个月的，由公司法定代表人代行董事会秘书职责，直至公司聘任新的董事会秘书。 第三章 董事会秘书的履职 第十条 董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包括： （一）负责公司信息对外发布； （二）制定并完善公司信息披露事务管理制度； （三）督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及有关人员履行信息披露义务； （四）负责公司未公开重大信息的保密工作； （五）负责上市公司内幕知情人登记报备工作； （六）关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证，督促董事会及时披露或澄清。 第十一条 董事会秘书应协助董事会加强公司治理机制建设，包括： （一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、监事会会议和股东大会会议； （二）建立健全公司内部控制制度； （三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项； （四）积极推动公司建立健全激励约束机制； （五）积极推动公司承担社会责任。 第十二条 董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的沟 通、接待和服务工作机制。 第十三条 董事会秘书负责公司股权管理事务，包括： （一）保管公司股东持股资料； （二）办理公司限售股相关事项； （三）督促公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定； （四）其他公司股权管理事项。 第十四条 董事会秘书应协助董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划 或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。 第十五条 董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、监事、 高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件的培训。 第十六条 董事会秘书应提示公司董事、监事、高级管理人员履行忠实、勤 勉义务。如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范性文件或公司章程，做出或可能做出相关决策时，应当予以警示，并立即向证券交易所报告。 第十七条 董事会秘书应履行《公司法》、《证券法》、 中国证监会和证券交 易所要求履行的其他职责。 第十八条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司董事、监事、 高级管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的履职行为。 第十九条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，查阅 其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。 第二十条 公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及 时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。 第二十一条 董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时， 可以直接向证券交易所报告。 第二十二条 董事会秘书应当与公司签订保密协议，承诺在任期期间及离任 后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，但涉及公司违法违规行为的信息不属于前述应当履行保密的范围。 第二十三条 公司董事会应当聘请证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。 董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。 在此期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。 证券事务代表应当取得证券交易所认可的董事会秘书资格证书。 第四章 董事会秘书的培训 第二十四条 董事会秘书候选人或证券事务代表候选人应参加证券交易所认 可的资格培训，并取得董事会秘书资格培训合格证书。 第二十五条 董事会秘书原则上每两年至少参加一次由证券交易所举办的董 事会秘书后续培训。 被证券交易所通报批评以及年度考核不合格的董事会秘书，应参加证券交易所所举办的最近一期董事会秘书后续培训。 第二十六条 董事会秘书的培训内容包括上市公司信息披露、公司治理、投 资者关系管理、股权管理、董事会秘书权利和义务等主题。 证券交易所可根据实际需要,适时调整培训课程和培训材料。 第五章 附则 第二十七条 本制度未尽事宜，按有关法律、行政法规和规范性文件及公司 《章程》的规定执行。本制度如与国家日后颁布的法律、行政法规和规范性文件或修改后的公司《章程》相冲突，按国家有关法律、行政法规和规范性文件及公司《章程》的规定执行，并及时修订本制度报董事会审议通过。 第二十八条 本制度由公司董事会负责制订、修改、解释。 第二十九条 本制度自公司董事会审议批准之日起执行。 哈尔滨秋林集团股份有限公司